Organizzare un workshop non è semplice: non si tratta di una semplice conferenza, ma di un evento ben più complesso che presenta non poche sfide organizzative. Eppure, con pochi e semplici accorgimenti, è possibile organizzare un workshop di successo. Scopriamo come.
Innanzitutto, cos’è esattamente un workshop? Citando l’enciclopedia Treccani, per workshop si intende un “laboratorio e in senso figurato un gruppo di lavoro collettivo su uno specifico argomento”. Originariamente, il termine veniva usato per indicare laboratorî teatrali e artistici, ma è ora diffusamente usato anche per seminarî di studio e convegni.
Ora che abbiamo chiaro di che cosa si tratta, scopriamo come realizzare un workshop di successo seguendo alcune fasi.
- Definizione del tema: è fondamentale chiarire sin da subito il tema di discussione del workshop, che sia incentrato sulla fotografia, sulla cucina o sulla gestione aziendale.
- Definizione del risultato: cosa vogliamo ottenere tramite il workshop? Che sia pubblicità per un prodotto o nuove idee per modificare un processo aziendale, è indispensabile avere consapevolezza del risultato da raggiungere. Questo vale anche in termini di target: bisogna chiedersi quali individui vogliamo raggiungere tramite il nostro workshop.
- Definizione delle risorse: innanzitutto bisogna stabilire un budget massimo per la realizzazione del workshop. Ma non è tutto. E’ necessario individuare anche le risorse umane da impiegare, ovvero il gruppo di lavoro che darà vita al workshop, valutando se contattare personalità esterne.
- Definizione di spazi e strumenti: sembra banale, ma la scelta della location può determinare il successo di un workshop. Non è detto che lo spazio debba essere fisico: sempre più workshop vengono realizzati in spazi virtuali online, ma in questo caso bisognerà premurarsi di avere a disposizione gli strumenti digitali adeguati.
- Elaborare una strategia comunicativa: una volta definita l’idea di corso formazione o workshop che si vuole realizzare, è importante adottare strategie comunicative che lo pubblicizzino adeguatamente. I social network possono essere un validissimo aiuto in tal senso. Un altro aspetto da curare è quello della modalità di iscrizione al workshop, stabilendo un numero di partecipanti funzionale agli obiettivi da raggiungere.
- Prepararsi agli imprevisti: un ultimo, mai banale consiglio, è quello di essere pronti a tutto. Gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo, ma una buona organizzazione può aiutare a far fronte ad eventi inaspettati.
- Richiedere un feedback: una volta terminato il workshop, è buona norma richiedere un feedback da parte dei partecipanti. Il modo più semplice è quello di richiedere la compilazione di una scheda di valutazione. Questo aiuterà a valutare in modo maggiormente obiettivo i risultati raggiunti.