Per ottimizzare il tuo lavoro in ufficio, segui subito queste cinque regole e vedrai che differenza rispetto prima!
Elimina il superfluo
Per lavorare bene in ufficio, devi prima di tutto organizzare meglio la tua scrivania. Usa contenitori per dividere i documenti ma anche gli oggetti che hai sul tavolo. Un pratico organizer per scrivania è un contenitore con diversi spazi che ti permette di compartimentale cose come la cancelleria, il block note, la pen drive, la tazza con il caffè, etc.: tutto ha il suo posto.
Elimina il superfluo perché una scrivania disordinata è sinonimo di una mente disorganizzata. Una scrivania ben organizzata aiuta a non distrarti.
Digitalizza i documenti
Gli uffici che hanno montagne e montagne di documenti stipati in armadi, scaffali e archivi sono poco pratici sono spesso organizzati male. Per velocizzare l’attività in ufficio, faresti meglio a digitalizzare più documenti possibili e caricarli su un hard disk. La digitalizzazione ti permette di liberare spazio in ufficio e renderlo più pratico.
Se impari ad eliminare i documenti che non servono, puoi migliorare lo stile dell’ufficio per renderlo più piacevole. Stare in ufficio con lo stile curato invece di passare le ore tra i documenti polverosi, aiuta il buon umore, di conseguenza, la produttività.
Trova aree dedicate al relax
Per lavorare bene, è indispensabile anche staccare la mente un attimo. Organizzare una piccola area relax serve a ricaricare le batterie tra una riunione e una telefonata importante. Oggi gli uffici più importanti hanno aree dedicate non solo alla pausa caffè, ma anche per fare una veloce pausa pranzo. Chi pranza in ufficio senza andare fuori, riesce ad uscire prima dal lavoro a migliorare così la qualità di vita.
L’area relax dev’essere organizzata con tutto quello che può servirti per prendere un caffè o mangiare qualcosa che hai portato da casa. Ricorda che sono indispensabili anche detersivi, pannospunga in microfibra e simili per pulire.
Usa etichette e pennarelli
Quando lavori alle diverse progettualità, prendi la buona abitudine di utilizzare etichette e pennarelli di colore preciso. In questo modo sai subito quale documento prendere senza dover cercare a lungo. Per esempio, puoi usare un colore per contraddistinguere il lavoro che riguarda un cliente rispetto all’altro.
Potrai impilare i documenti sulla tua scrivania e avere subito visivamente idea di quale prendere senza perdite di tempo prezioso. Chi è disordinato e sistema i documenti alla rinfusa sulla scrivania, perde molto tempo e non lavora in modo efficiente.
Archivia a fine settimana
Un’altra buona prassi per lavorare bene in ufficio è archiviare e sistemare tutto a fine settimana. Le ultime ore del venerdì pomeriggio dovrebbero essere delicate all’archiviazione e alla sistemazione della scrivania. In questo modo riesci a capire che cosa hai concluso questa settimana e che cosa dovrei fare la prossima.
Togli dalla scrivania tutti i documenti che non servono più così avrai uno spazio organizzato al meglio, libero dal superfluo. Chi ha una scrivania in disordine non riuscirà mai a organizzare il lavoro in modo ottimale.